Comment faire pour mettre en place une signature électronique

Comment faire pour mettre en place une signature électronique
Mettre en place une signature électronique est un procédé simple mais qui requiert certaines dispositions. Lisez cet article pour savoir lesquelles.

En France, depuis l’an 2000, la signature électronique a acquis une valeur juridique. Elle se présente comme une alternative sécurisée, permettant de contracter en ligne avec les différents partenaires et clients. Toutefois, une si grande utilisation de ce procédé n’est pas due à une quelconque facilité de mise en place ! En général la nécessité d’utiliser une signature électronique implique de faire recours à des plateformes. Pour plus de précisions, nous vous invitons à découvrir dans cet article, comment mettre en place une signature électronique.

À quoi sert une signature électronique ?

La signature électronique permet d’apposer automatiquement sa signature sur tous les documents numériques que l'on crée. Elle est valable pour les contrats, les devis, les factures, les bons de commande, les réponses aux appels d’offres etc.

Susceptible d’utilisation dans tous les domaines d’activités, elle l’est encore plus lorsqu’il s’agit d’engagements comme dans le cas des services de banques, services immobiliers ou sociétés d'assurances.

Facile à apposer, son authenticité est garantie par un certificat électronique. Il ne faut que quelques clics pour mettre en place une signature électronique via l’accès à la plateforme.

La signature électronique est irrévocable, infalsifiable, non réutilisable et inaltérable. Dès que le signataire finit de signer, le document est scellé avant d’être renvoyé, ce qui garantit son intégrité.

Générer sa signature électronique

La première étape pour mettre en place une signature électronique, est de la générer. Cette étape primordiale et complexe relève des compétences des plateformes de signature électronique. Elles se chargent selon la loi du 13/03/2000, de faire remplir les conditions prévues.

S’assurant que le signataire dispose d’une identité vérifiable via un certificat électronique, la plateforme veille également à ce que la signature soit apposée par un outil spécifique à cette tâche.

Cette condition assure l’incorruptibilité du document et aide à confirmer l’engagement du signataire. Une fois le certificat et l’accès sécurisé à la plateforme acquis, il est désormais possible de signer vos documents en ligne.

Faire sa signature électronique

Faire sa signature électronique est la deuxième étape pour mettre en place une signature électronique. Pour cela :

  • Rendez-vous sur votre plateforme de signature électronique et authentifiez-vous en entrant vos identifiants ;
  • Lancez la collecte des signatures en cliquant le bouton approprié. Renseignez le nom de la collecte actuelle et importez le(s) document(s) devant être signé(s) ;
  • Spécifiez les signataires en entrant leurs noms, adresses mail et numéros de téléphone. Dans le cas où un signataire ne serait pas renseigné sur la plateforme, ajoutez-le en cliquant sur le bouton d’ajout. Vous pouvez également vous ajouter à la liste des signataires ;
  • Positionnez les signatures. Cette étape consiste à glisser-déposer une icône de signature (comportant a priori votre nom. Elle se trouve souvent hors de l’angle supérieur droit du document) à l’endroit du document aménagé à cet effet ;
  • Dès que cette étape est validée, vérifiez les informations affichées et si elles sont correctes, vous pouvez envoyer le formulaire aux autres signataires. Il est possible de retourner à l’étape précédente si vous remarquez des erreurs sur le formulaire ;
  • Lorsque la collecte est lancée, la page de collecte permet de suivre l’évolution des signatures. Elle affichera « signé » en couleur verte à la droite du nom des signataires qui l’ont déjà fait. Le document signé est disponible en pdf sur la ligne de chaque signataire ;
  • Lorsque tous les participants d’une collecte ont signé, l’initiateur reçoit par mail la notification avec en pièces jointes, une version téléchargeable des documents signés.

Comment un signataire appose sa signature ?

Les signataires d’un document électronique reçoivent un mail les invitant à prendre connaissance du document. Il s’agit de la dernière étape pour mettre en place une signature électronique. Une fois le mail reçu :

  • Cliquer sur le lien ou le bouton joint à la notification permet d’accéder à la page de signature ;
  • Cela fait, le(s) document(s) à signer s’affiche(nt) avec un espace de signature dans l’angle inférieur bas de la feuille. Après signature du document, il faudra cocher puis valider la case « j’accepte les CGU » ;
  • Le code éventuellement reçu par SMS devra être saisi dans la case dédiée puis la signature validée.

Entre autres, il est aussi possible de rejeter la demande de signature et d’en notifier les raisons à l’émetteur. Certaines plateformes permettent également de vérifier le statut de la signature que vous avez apposée. En respectant les étapes ci-dessus, vous êtes sûr de savoir exactement comment mettre en place une signature électronique.

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